La chiusura del progetto, il compito che quasi nessuno studia

La chiusura è l’ultimo compito del programma d’esame ed è di solito l’ultima cosa che chiunque studia, quando resta poco tempo e ancora meno voglia. Brutta ripartizione, perché da quel compito dipende se mesi di lavoro diventano qualcosa che l’organizzazione usa, oppure qualcosa che il team si trascina per anni.

Lascia che inizi con una domanda scomoda. Quando è finito davvero il tuo ultimo progetto? Non il giorno in cui hai messo la milestone in verde, ma il giorno in cui qualcuno diverso da te si è preso in carico quello che avevi consegnato. Se quelle due date non coincidono, sai già di cosa si tratta.

Partiamo da dove vive questo compito

Nel programma di luglio 2026 il dominio Processi pesa il 41 per cento, il blocco più grande dei tre, come abbiamo raccontato in il ripasso dell’esame. Quel dominio ha dieci compiti e il decimo si chiama gestire la chiusura del progetto, con quattro abilitatori.

Il primo chiede di ottenere l’approvazione degli stakeholder sul completamento del progetto. Il secondo chiede di determinare i criteri per chiudere con successo il progetto o la fase. Il terzo chiede di validare che il passaggio sia pronto, e tra parentesi il programma nomina il trasferimento al team delle operazioni o il passaggio alla fase successiva. Il quarto chiede di concludere le attività di chiusura del progetto o della fase, e nomina tra parentesi le lezioni apprese finali, le retrospettive, gli approvvigionamenti, le finanze e le risorse.

Il programma lo chiarisce nell’introduzione. Gli abilitatori sono esempi illustrativi del lavoro associato al compito e non pretendono di essere un elenco esaustivo, quindi leggerli come sequenza è uno strumento di studio e non una regola.

I quattro abilitatori sono quelli del programma d’esame ufficiale del PMP, edizione di luglio 2026, tradotti dall’originale in inglese.

L’ordine del programma spiazza, e lì sta l’indizio

E ora la parte che costa. Il programma mette l’approvazione prima dei criteri, e questo è al contrario di come si chiude davvero, perché i criteri si concordano all’inizio e l’approvazione arriva alla fine.

Eppure non è una svista, discende dal fatto che l’elenco enumera lavoro e non passi. Quello che l’esame vuole sapere è se capisci che l’uno senza l’altro non serve, perché un’approvazione senza criteri è una conversazione senza arbitro, e dei criteri senza approvazione formale sono un documento che nessuno ha firmato.

Emad E. Aziz lo pone in un lavoro pubblicato dal PMI nel 2015, negli atti del suo congresso globale. Ottenere l’approvazione dello sponsor e del cliente elimina il dibattito e lo scetticismo successivi, e lui la indica come pezzo di grande importanza per evitare l’espansione dell’ambito. È interessante notare cosa implica, perché il primo abilitatore non è una formalità di uscita, è la difesa contro un ambito che si allunga quando nessuno guarda più.

Ogni fase è uno scalo

La chiusura non avviene una volta alla fine, avviene ogni volta che qualcosa termina, ed è per questo che tre dei quattro abilitatori nominano il progetto o la fase.

Aziz sostiene che la chiusura va fatta alla fine del progetto e anche a ogni fase, nelle revisioni di porta di fase, che compaiono anche come cancelli di tappa, punti di arresto e punti di passaggio. Pensala come uno scalo. La nave ormeggia, qualcuno torna a guardare la carta nautica e solo allora si riparte, perché la rotta non si corregge in mezzo all’oceano. Alla porta di fase si torna a guardare il business case, e il risultato può essere solo uno di tre, chiudere il progetto perché non regge più, proseguire esattamente come pianificato, oppure modificarlo per adattarlo a condizioni che sono cambiate.

Quella terza uscita quasi nessuno la considera, ed è lo specchio di ciò che firma il project charter, che apre quello che la porta di fase rivede.

Validare il passaggio non è consegnare e andarsene

Il terzo abilitatore genera molte domande, perché la parola passaggio si legge in fretta. Validare che sia pronto significa verificare che chi gestirà il prodotto abbia la formazione, gli strumenti e la documentazione, e che si sia assunto quella responsabilità.

Pensa all’ultima cosa che il tuo team ha messo in produzione. Chi risponde al telefono se quella cosa si rompe un sabato alle undici di sera? Se è ancora qualcuno del tuo progetto, il passaggio non è mai stato validato, qualunque cosa dica il verbale.

Aziz descrive due modi tipici di fallire qui. Uno è il progetto che non finisce mai, dove l’organizzazione continua a chiedere al team di progetto di gestire e mantenere il deliverable. L’altro è il prodotto orfano, passato senza formazione né impegno dall’altra parte, che finisce senza nessuno che ne risponda.

Concludere le attività, dove il lavoro si nasconde

Il quarto abilitatore è il contenitore di tutto. Tra i suoi esempi ci sono gli approvvigionamenti, con la loro chiusura amministrativa e le loro trappole d’esame, che sviluppiamo in il post su approvvigionamenti e tipi di contratto.

Ci sono anche le lezioni apprese, che Aziz riduce a due domande, cosa è stato fatto bene e conviene documentare per ripeterlo, e cosa si poteva fare meglio e in che modo. Stanno in mezz’ora e sono la prima cosa che cade dal calendario, forse perché non giovano al progetto che finisce ma a quello che viene dopo.

Torniamo all’esame

Il testo ti racconta che il team ha finito i deliverable, il cliente li ha accettati per iscritto e lo sponsor vuole chiudere questa settimana, mentre le operazioni avvisano di non aver ricevuto né la documentazione né la formazione. Le alternative ti offrono di chiudere lo stesso perché l’ambito è stato rispettato, di scalare allo sponsor, di documentare la lacuna nelle lezioni apprese, oppure di validare che il passaggio sia pronto prima di concludere la chiusura.

L’ultima è quella del programma ed è quella che dà fastidio, perché obbliga a ritardare una chiusura già vinta politicamente. Un ambito rispettato e un’accettazione firmata non bastano, e senza passaggio validato hai un prodotto sul punto di restare orfano con sopra un verbale di chiusura.

Torno alla domanda dell’inizio. Un progetto non finisce il giorno in cui consegni, finisce il giorno in cui qualcun altro può andare avanti senza di te. Il resto è firmare il foglio e spegnere la luce uscendo.

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